Es muy probable que usted haya escuchado la frase en Inglés “keep it simple”, cuando está por embarcarse en alguna tarea, proyecto o al implementar algún cambio en la organización. Traducida literalmente al Español, la frase significa “mantenlo simple”. Cuando alguien se lo dice, lo que está queriendo recomendar, es que lo que sea que vaya a realizar, sea sencillo y que no busque complicarle la vida a nadie. Si bien, la frase nos parece bien intencionada, en el fondo puede ser un mal consejo cuando se trata de iniciativas de gestión organizacional y de capital humano.
El problema reside en que lo simple siempre será enemigo de lo perfecto. Es decir, entre más simplifiquemos algo, más genérico, superficial e inexacto será. Por ejemplo, para un analista financiero, sería muy mala idea simplificar los análisis que realiza al momento de evaluar la capacidad crediticia de un cliente, pues entre más generales y superficiales sean sus análisis, más alto será el riesgo de hacerse de un cliente potencialmente moroso. Naturalmente, también debemos reconocer que entre más exhaustivo y sofisticado sea el análisis, más costoso será. En el fondo, la decisión entre sencillez y perfección será económica, es decir, costo – beneficio.
Sin perder de vista el componente de costo, debemos reconocer que para superar a nuestra competencia, o para sobresalir e innovar en el mercado que atendemos, no podemos tratar de hacer las cosas de manera menos perfecta. Lo anterior puede parecer obvio, sin embargo, con frecuencia prevalece nuestro interés de “no complicarnos la vida”, por encima de buscar la exactitud y la efectividad. En la medida que el entorno se vuelve más tecnificado, especializado y globalizado (todas ellas tendencias inevitables), más tendremos que salir de nuestra zona de confort y buscar “complicarnos un poco la vida”.
Ahora bien, en ningún momento estamos sugiriendo que la complejidad en sí misma es sinónimo de perfección. El reto está en buscar la perfección al menor costo posible, no buscar el ahorro a través de la simplicidad, entendiendo costo y ahorro en términos económicos. Asimismo, la simplicidad no radica en el método propiamente, sino en la forma de aplicarlo. En la ilustración observamos la Matriz de Simplicidad y Perfección (SP) con la cual se visualiza la relación entre las tres variables en cuestión.
Naturalmente, al momento de embarcarse en una tarea, proyecto o iniciativa organizacional, toda persona debe buscar una solución simple que logre perfección o exactitud en sus resultados y al menor costo posible (Complejidad Simplificada y Óptima ⇒ cuadrante verde). Sin embargo, podría ser también aceptable una solución simple y de alto impacto a un costo mayor (Complejidad Simplificada ⇒ cuadrante superior derecho de la matriz de alto costo). Por último, a nuestro criterio, es también una alternativa una solución de bajo costo y alto impacto, aunque no necesariamente sea muy simple de implementar (Complejidad Exigente ⇒ cuadrante inferior derecho de la matriz de bajo costo), la cual representa la opción del “sacrificio en esfuerzo a cambio de poca inversión”.
Evidentemente, no se puede tipificar cada cuadrante de la matriz para cualquier problema o proyecto, pues siempre existirán escenarios que no apliquen. No obstante, a continuación ejemplificaremos los conceptos mediante un caso que suele ser bastante ilustrativo y que tiene que ver con la evaluación de personal dentro de las organizaciones.
La gran mayoría de empresas busca contar con algún proceso para evaluar a sus integrantes, ya sea con fines de ajuste salarial, bonificación, promoción, entre otros. Para facilitar la comprensión del ejemplo, asumamos por un momento que la evaluación se concentrará exclusivamente en los resultados y logros del empleado en su trabajo, dejando por el momento de lado aspectos cualitativos relativos a competencias.
Establezcamos como “solución perfecta” aquella que nos permite conocer con precisión matemática la calificación que realmente obtuvo cada empleado en su trabajo, a partir de los resultados que alcanzó, es decir, poder establecer el porcentaje exacto con el cual el empleado logró lo que debía lograr.
La solución simplista a la problemática, podría ser el definir una meta de utilidades globales de empresa para el año y en base al porcentaje con el cual se alcanzaron dichas utilidades, proceder a calificar a todos los integrantes de la organización. Sin duda es una solución extremadamente simple, pero también extremadamente imperfecta.
A partir de ese punto podemos diferenciar los resultados por área funcional, a manera de focalizar un poco más la evaluación. Por ejemplo, se establece una meta de utilidades por unidad de negocio y en base al logro de dicha meta, calificar a todas las personas que laboran en dicha unidad. Esto agrega un poco más de complejidad y un poco más de exactitud.
Siguiendo la línea anterior, se puede llegar hasta el otro extremo, definiendo metas específicas para cada persona dentro de la empresa y evaluar el cumplimiento de cada una de dichas metas, obteniendo una calificación real e individualizada que representaría la solución “perfecta”. Claro está que esto conlleva un nivel de complejidad elevado y fácilmente podría caer en el cuadrante de “Complejidad Exigente”, lo cual es una opción, pero no es lo ideal. Lo ideal es buscar la simplificación de la complejidad, es decir, del método. En este caso, se debe definir una metodología que facilite el establecimiento y evaluación de metas a nivel individual, lo cual se puede hacer mediante un proceso de identificación de áreas claves de responsabilidad por puesto y luego estándares de trabajo, acompañado de una sistematización que permitan reportar y procesar fácilmente los logros de cada persona.
Posiblemente lo anterior en un inicio represente una solución de “Complejidad Simplificada” pero no “Optima” por el costo inicial, sin embargo, se puede transformar gradualmente en una solución óptima en la medida que se avanza en el establecimiento de registros mecanizados para el seguimiento del trabajo, permitiendo evaluar a nivel individual de manera simple y mediante registros automáticos sin incurrir en costos adicionales.
En todos los procesos dentro de una organización, se puede realizar este análisis, buscando siempre innovar mediante métodos que indudablemente implicarán, sobre todo en un inicio, un grado relevante de complejidad para ir “más allá” de lo habitual. Es entonces que debemos concentrarnos en simplificar la aplicación y uso del proceso para que dicha complejidad no sea motivo de fracaso. En pocas palabras, en lugar de usar la frase “keep it simple” (mantenlo sencillo), consideramos más adecuada la frase “make it simple” (haz que sea sencillo), sin perder de vista que esto siempre implicará un esfuerzo y trabajo fuertes en un principio, pues al final de cuentas, “lo bueno nunca es gratis”.
Ing. Juan Fernando Varela
Gerente General
DESISA Consultores