La clasificación de los puestos dentro de una organización, por lo general no suele ser un tema de gran atención por sí mismo, pues comúnmente se entiende simplemente como un paso previo para la implantación de escalas o tabuladores salariales. Si bien, la aplicación más común de una clasificación de puestos es en la gestión de escalas salariales, el concepto va más allá y debe ser comprendido en todo su alcance, pues también tiene impacto en políticas de gestión de talento no necesariamente amarradas a la compensación.
El presente artículo busca presentar una visión global del concepto, su construcción y su aplicación en el sentido más amplio, pues todo gestor de talento debe dominar estos conceptos, a fin de asegurar una base sólida a la hora de implementar políticas efectivas que requieren de la segmentación de cargos.
La agregación de funciones
Antes de hablar de clasificación de puestos, es fundamental tener claro qué es un puesto. En este sentido, a lo que nos referimos es que existen diferentes niveles de agregación de funciones al momento de analizar el trabajo y no se puede adentrar en el concepto de clasificación si no se tiene un panorama claro en este respecto. Como se observa en el diagrama, el nivel más alto de agregación de funciones, es lo que se conoce como Segmento, el cual integra un amplio grupo de tipos de trabajo, bajo una connotación jerárquica. Comúnmente se identifican cuatro segmentos básicos:
- Puestos directivos
- Puestos de mando medio
- Puestos de supervisión, profesionales y técnicos
- Puestos operativos y de apoyo
El siguiente nivel de agregación es la Tipología. Este agrupador básicamente descompone el Segmento en sus partes, es decir, por ejemplo para el Segmento de Supervisión, Profesional y Técnico, suelen encontrarse tipologías como Técnico, Supervisor, Especialista, Profesional Técnico, entre otros. En ocasiones, algunas organizaciones que desean contar con una clasificación de puestos muy simple, usan las tipologías como base para establecer niveles de clasificación, aunque este enfoque no es muy recomendable debido a la poca exactitud y subjetividad que conlleva.
El siguiente nivel de agrupación es al que se le denomina Puesto Tipo. El puesto tipo fundamentalmente es la unión de una tipología y un área funcional o Familia. Por ejemplo, Técnico Informático puede referirse a muchos puestos de trabajo relacionados con la informática, pero dentro de actividades de ejecución técnica. El puesto tipo suele ser la unidad de agrupación más común en las organizaciones, pues ayuda a simplificar la diversidad de trabajos que suelen existir, sin ser demasiado genérico o “abstracto” como para que tenga un uso práctico. El puesto tipo es muy útil para nombrar el puesto que ocupan las personas en sistemas de nóminas y para documentación contractual.
El siguiente nivel de agregación es el Puesto Funcional. El puesto funcional se conforma mediante la agrupación de una serie de actividades relacionadas en cuanto a tipo de trabajo y nivel de complejidad del mismo, siendo esta una agrupación única dentro de la organización. Pueden existir una o más personas desempeñando un mismo puesto funcional, pero todas estas personas desempeñan las mismas labores y requieren de las mismas competencias técnicas. El puesto funcional es la unidad de agrupación más importante dentro de la gestión del capital humano, pues es ésta a la cual se asocian perfiles de competencias técnicas y perfiles de resultados, elementos fundamentales para el desarrollo de personas y el incremento de la productividad dentro de la organización.
El último nivel de agregación, antes de llegar a la persona (plaza), es al que se denomina Puesto Funcional Específico. El puesto funcional específico tiene las mismas características que el puesto funcional, sin embargo, se asocia a una ubicación física específica dentro de la organización. Por ejemplo, podemos tener un puesto funcional llamado Ejecutivo de Ventas Corporativas en una empresa que maneja varias sucursales. En ese caso, por ejemplo, podríamos tener como puesto funcional específico al Ejecutivo de Ventas Corporativas Sucursal Centro y otro llamado Ejecutivo de Ventas Corporativas Sucursal Norte, en donde las funciones y perfiles para ambos son iguales, pero su ubicación física y jefe inmediato son diferentes. El puesto funcional específico suele ser requerido para elaborar organigramas detallados de la organización y mantener un conteo y control adecuado de plazas.
La base para la clasificación
Tomando en cuenta las agregaciones antes descritas, es importante tener claro que el origen de cualquier sistema de clasificación de puestos debe estar basado en el puesto funcional. El puesto funcional es la unidad de agregación de funciones que mejor permite diferenciar tipo de trabajo y complejidad de trabajo.
Como se observa en el gráfico, el puesto funcional es la unidad de trabajo a la cual se pueden asociar resultados específicos y son precisamente estos resultados los que generan la necesidad de asociar responsabilidades. Las responsabilidades del puesto son las que dan pie al proceso de clasificación dentro de dos grandes vertientes: La magnitud de la responsabilidad y la naturaleza de la responsabilidad.
La magnitud de la responsabilidad es el componente “vertical” de la clasificación y se construye mediante la aplicación de algún método de valoración de puestos. Comúnmente, los métodos de valoración implican analizar las responsabilidades del cargo y establecer el grado de requerimiento existente dentro de cuatro dimensiones básicas:
- Competencias (el saber hacer)
- Complejidad (los problemas que se deben afrontar)
- El impacto del puesto (la responsabilidad económica, autonomía y autoridad)
- La adversidad (condiciones ambientales y riesgos)
En la medida que un puesto tiene mayores requerimientos dentro de las mencionadas dimensiones, así mayor será la magnitud del puesto, la cual usualmente es representada mediante una escala de puntuaciones que se traducen en niveles de clasificación.
Por el otro lado, está la naturaleza del trabajo, la cual constituye el componente “horizontal” de la clasificación. La naturaleza del trabajo suele estar representada por el Segmento, la Familia o Área Funcional y la Tipología. Los tres elementos permiten tener una idea clara del tipo de trabajo que se realiza en el puesto funcional, es decir, si el puesto tiene responsabilidades de dirección y mando (Segmento -> Gerencial y Directivo), si la dirección es de tipo ejecutiva (Tipología -> Gerente) y si ésta tiene que ver con la venta de productos (Familia -> Comercialización), en otras palabras, el puesto de Gerente de Ventas.
La integración de la magnitud y la naturaleza
Está claro que la identificación de la magnitud de los puestos resuelve la clasificación jerárquica para fines de establecer una escala o tabulador salarial y por sí misma podría ser suficiente, sin embargo, al incorporar el componente de naturaleza, potenciamos la aplicabilidad de la clasificación de puestos, pues adicionalmente abrimos las puertas a la definición de rutas de desarrollo y escaleras profesionales.
Si tomamos el caso anterior, en donde llegamos a tipificar el puesto de Gerente de Ventas, esto nos dice qué tipo de trabajo se hace, pero no sabemos cual es el “tamaño” de ese trabajo, pues pueden existir Gerentes de Ventas más simples y otros más complejos.
Como se deja entrever en el diagrama, la integración de magnitud y naturaleza implica agrupar los puestos funcionales en familias, tipologías y segmentos, pero respetando el nivel de magnitud establecido, generándose la necesidad de incorporar grados de profesionalización a las tipologías, y sobre todo, a los puestos tipo. De ahí que aparece, por ejemplo, el Auxiliar de Mantenimiento de Infraestructura I, II y III en diferentes niveles de clasificación en cuanto a magnitud. Esto conforma la base para un plan de desarrollo profesional, dentro de la naturaleza funcional, para crecer en términos de competencia, complejidad e impacto, lo cual invariablemente implicará un desarrollo de carrera, crecimiento salarial y sin duda, motivación y compromiso.
Ahora bien, el uso de las escaleras profesionales exige que exista detrás de éstas puestos funcionales bien descritos y perfiles de requerimientos bien definidos. De lo contrario, se cae en el riesgo de utilizar el “I, II y III” para reconocer la antigüedad de las personas y no su crecimiento profesional, arruinando todo el concepto.
Conclusiones
En síntesis, cualquier organización que desea implantar o revisar su sistema de clasificación de puestos, debe tener claro que el propósito de la clasificación, en última instancia, es la creación de una estructura ordenada que propicie el crecimiento de las personas, tanto en términos salariales como profesionales, una combinación que puede implicar un impacto sustancial en la motivación, compromiso y productividad dentro de la organización.
Ing. Juan Fernando Varela
Gerente General
DESISA Consultores